Politique de confidentialité.

1. Responsable du traitement

Pour toute question relative au traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter par email à info@aam-solutions.com avec l'objet « RGPD ».

2. Données collectées

Nous collectons et traitons les catégories de données suivantes :

2.1 Données communiquées via le formulaire de contact

• Prénom et nom
• Adresse email
• Numéro de téléphone
• Service(s) demandé(s)
• Contenu du message

2.2 Données communiquées lors de la prise de rendez-vous (Calendly)

• Prénom, nom, email
• Informations complémentaires éventuellement fournies par vous lors de la réservation

Calendly Inc. agit en tant que sous-traitant de données. Sa propre politique de confidentialité est consultable sur calendly.com/privacy.

2.3 Données collectées dans le cadre de nos services

Lorsque vous devenez client, nous collectons et conservons des données supplémentaires en application de nos obligations légales (notamment la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme) : copie de la carte d'identité ou du passeport, justificatif de domicile, informations relatives aux bénéficiaires effectifs, contrats signés, correspondances, factures, etc.

2.4 Données techniques collectées automatiquement

• Adresse IP (anonymisée)
• Type de navigateur, système d'exploitation, appareil
• Pages visitées et dates de visite
• Site référent (le cas échéant)

3. Finalités et bases légales du traitement

4. Durée de conservation

• Demandes via formulaire de contact non converties : 12 mois à compter du dernier échange
• Dossiers clients : 10 ans à compter de la fin de la relation commerciale (obligation légale AML/KYC — arrêté royal du 31 juillet 2020)
• Documents comptables et factures : 10 ans (Code TVA et Code de droit économique)
• Logs de navigation : 13 mois maximum

5. Destinataires des données

Vos données peuvent être transmises, en cas de nécessité strictement liée aux finalités ci-dessus, aux destinataires suivants :

• Les membres autorisés de l'équipe d'AAM-Solutions SRL
• Nos cabinets comptables partenaires (lorsque vous sollicitez une mise en relation)
• Le(s) notaire(s) coordonnés dans le cadre de la création ou modification de votre société
• Les administrations compétentes (SPF Finances, SPF Économie, BCE, registre UBO, etc.) lorsque la loi l'exige
• Nos prestataires techniques (hébergeur du site, service d'emailing, Calendly) qui agissent en tant que sous-traitants encadrés par contrat
• La Cellule de Traitement des Informations Financières (CTIF) en cas de déclaration de soupçon obligatoire au titre de la loi du 18/09/2017

Vos données ne sont jamais vendues ni louées à des tiers à des fins commerciales.

6. Transferts hors Union européenne

Certains de nos sous-traitants techniques (hébergeur, Calendly) sont susceptibles de traiter les données depuis les États-Unis. Ces transferts sont encadrés par des clauses contractuelles types validées par la Commission européenne ou par des mécanismes équivalents (Data Privacy Framework).

7. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• Droit d'accès (art. 15) : obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en recevoir une copie
• Droit de rectification (art. 16) : faire corriger toute donnée inexacte ou incomplète
• Droit à l'effacement (art. 17) : demander la suppression de vos données, sous réserve de nos obligations légales de conservation
• Droit à la limitation du traitement (art. 18)
• Droit à la portabilité (art. 20) : recevoir vos données dans un format structuré et les transmettre à un autre responsable
• Droit d'opposition (art. 21) : vous opposer au traitement pour des raisons tenant à votre situation particulière
• Droit de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela n'affecte la licéité du traitement antérieur

Pour exercer ces droits, contactez-nous à info@aam-solutions.com avec une copie de votre pièce d'identité (nécessaire pour vérifier votre identité). Nous vous répondrons dans un délai maximal d'un mois.

8. Droit d'introduire une plainte

Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles constitue une violation du RGPD, vous disposez du droit d'introduire une plainte auprès de l'autorité belge de protection des données :

9. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre la perte, l'accès non autorisé, la divulgation, l'altération ou la destruction : contrôle des accès, chiffrement, sauvegardes régulières, formation du personnel, audits périodiques.

10. Modification de la politique

La présente politique peut être modifiée pour refléter les évolutions légales ou réglementaires. La date de dernière mise à jour figure en tête de document. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.